Cześć!
Przez wiele lat to Microsoft Excel był popularnym narzędziem do tworzenia raportów. W każdej „starszej” korporacji w jakiej zdarzyło mi się pracować (czytaj: bankach) podstawowym procesem tworzenia raportu było:
– Znajdź mi w bazie danych informacje o X z poprzedniego miesiąca
-A! i wyślij mi to w Excelu z jakimś wykresem.
Nie twierdzę, że tak jest wszędzie, są przecież wspaniałe arkusze z makrami i pięknymi wizualizacjami, które powstały w Excelu.
Więc dlaczego warto ruszać tę od dawna działającą maszynę i próbować tworzyć raporty/migrować je do Power BI ?
Spis treści
Dlaczego
1. Kompresja danych i lepsza wydajność
2. Aplikacja mobilna Power BI
3. Interfejs Power BI Desktop
4. Rozwiązania chmurowe
5. Poziomy ochrony danych
6. Integracja ze źródłami zewnętrznymi
7. Możliwości prezentacji danych
Podsumowanie
Dlaczego?
1. Kompresja danych i lepsza wydajność
Standardowe komputery napotykają trudności z otwarciem większych .csv czy sporych plików excelowych, w których znajduje się mnóstwo obiektów i sporo danych.
W Power BI takiego problemu nie ma. Nie mamy też ograniczenia liczby rekordów, jak to jest w Excelu.
Power BI ma wbudowane algorytmy kompresji danych i jest zbudowany na silniku Vertipaq (podobnie jak Power Pivot w Excelu).
Co to jest Vertipaq? Jest to silnik, który jest wykorzystywany w Power BI do przechowywania danych. On, wraz z kolumnowym przechowywaniem danych, jest powodem wydajnej analizy danych.
W przeciwieństwie do Excela, gdzie dane są przechowywane wierszowo, nie kolumnowo.
Więcej informacji pod linkami:
- https://towardsdatascience.com/inside-vertipaq-in-power-bi-compress-for-success-68b888d9d463
- https://www.microsoftpressstore.com/articles/article.aspx?p=2449192
- https://www.microsoftpressstore.com/articles/article.aspx?p=2449192&seqNum=3
2. Aplikacja mobilna Power BI
Aplikacja mobilna Power BI to rozwiązanie dla zajętych osób, które chcą „na szybko” sprawdzić swoje raporty.
Aplikację pobiera się ze sklepu Google Play, App Store etc i loguje w niej swoim kontem.
Umożliwianie analizy danych w telefonie to świetne rozwiązanie przy tworzeniu analityk między innymi dla kadry zarządzającej, która często prowadzi cały swój biznes z poziomu smartfonu.
Dodatkowym atutem aplikacji jest to, że można ustawić indywidualne alerty, dotyczące danych, które będą przychodzić, jako powiadomienia push na telefon.
Tą funkcjonalność ciężko byłoby odtworzyć w Excelu.
3. Interfejs Power BI Desktop
Tworzenie dogłębnych, ciekawych i kolorowych (!) analityk jest prostsze w Power BI.
Interfejs Power BI Desktop gdzie w większości tworzymy raporty jest intuicyjny i przyjemny dla użytkowników Excela.
Jest jeszcze jedna ważna funkcjonalność, której brakuje w Excelu – drag & drop. Tworząc wizualizacje i dodając im dane wystarczy przesunąć dane do tabeli, wykresu i gotowe. Dzięki temu przedstawianie danych na wizualizacjach jest szybsze niż w Excelu.
Podsumowując, jeżeli użytkownik zna Excela to nie będzie dla niego trudne poznać Power BI. Interfejs tego drugiego narzędzia pozwoli często na szybsze tworzenie bogatszych raportów.
4. Rozwiązania chmurowe
Tworząc raporty w Excelu mamy ograniczone możliwości udostępniania ich innym użytkownikom. W dużej ilości firm dystrybucja raportów excelowych ogranicza się do przesłania plików mailem lub opublikowania ich na Sharepoint. Nie jest to idealne rozwiązanie.
Raport utworzony w Power BI Desktop możesz przesłać do chmury do Power BI Service (co to jest? Odpowiedź tutaj). Opublikować go w dedykowanym obszarze roboczym – online.
Wystarczy udostępnić raport innym użytkownikom, na przykład wysyłając im link. Otwierając link w przeglądarce każda osoba z odpowiednim dostępem będzie mogła interaktywnie korzystać z przygotowanej analityki.
W obszarach roboczych (w chmurze) inni użytkownicy mogą też tworzyć raporty. Wystarczy zalogować się na stronę i na podstawie wystawionego zestawu danych stworzyć raport. Bez instalacji dodatkowych programów.
Stworzony raport i opublikowany w Power BI Service może zostać aplikacją i taką aplikację udostępniać użytkownikom.
5. Poziomy ochrony danych
Wyobraź sobie, że posiadasz jeden raport i udostępniasz go wielu osobom, a każda z tych osób widzi tylko dane, które ją dotyczą? W Power BI dzięki zabezpieczeniom na poziomie wiersza (Row Level Security), jest to bardoz proste.
Dostępy można definiować też w obrębie ról. Ułatwia to publikowanie raportu do wielu różnych użytkowników.
Więcej o zabezpieczeniach w usłudze Power BI tutaj:
- https://docs.microsoft.com/pl-pl/power-bi/guidance/whitepaper-powerbi-security
- https://docs.microsoft.com/pl-pl/power-bi/admin/service-admin-rls
6. Integracja ze źródłami zewnętrznymi
Excel posiada sporą grupę konektorów do łączenia z zewnętrznymi danymi.
Jednak to Power BI posiada więcej możliwości w tym zakresie. Nie ma sensu listować w tym artykule wszystkich dostępnych konektorów, dlatego odsyłam do dokumentacji.
PS. Zapraszam też na Instagram – BI DEVELOPER PL gdzie przypisane jest story o konektorach do Power BI.
Więcej o konektorach do Power BI Desktop tutaj:
- https://docs.microsoft.com/pl-pl/power-bi/connect-data/desktop-data-sources
7. Możliwości prezentacji danych
Ostatnim (koronnym) punktem są możliwości wizualizacji danych, jakie daje Power BI.
Nie chodzi tu tylko o ilość dostępnych form prezentacji danych, ale o możliwości ich dostosowania do indywidualnych potrzeb.
Pulpity nawigacyjne, które można utworzyć w Power BI są bardziej interaktywne i niestandardowe. Zdecydowanie przeważają nad możliwościami wizualizacji Excela.
Do wizualizacji w Power BI można dokładać funkcje analizy trendów. Nie zapominajmy, że oprócz wbudowanych wizualizacji można pobierać dodatkowe z tzw. Marketplace.
Podsumowanie
Wybór narzędzia do raportowania to sprawa indywidualna danej firmy. Artykuł miał na celu wypunktować plusy Power BI, bez umniejszania roli innych narzędzi.
Power BI to narzędzie Business Intelligence (BI) przeznaczone do obróbki i wizualizacji danych. Można w nich stworzyć nieszablonowe, interaktywne analityki z danych pochodzących z różnych źródeł.
Natomiast Microsoft Excel to program, który jest używany nie tylko do analizy danych, ale także do przeprowadzania operacji matematycznych, organizacji danych i wielu innych funkcji przy użyciu systemu arkuszy kalkulacyjnych.
Te różnice nie powodują przewagi jednego narzędzia nad drugim, tylko zaznaczają ich główne funkcje.
Potrzebujesz więcej powodów?
Zostawiam Ci parę linków:
https://powerbi.microsoft.com/en-us/why-power-bi/
https://powerbi.microsoft.com/en-us/excel-and-power-bi/
Dagmara