Raport Power BI porządkuje dane i pokazuje je w formie, z której użytkownik może wyciągnąć konkretny wniosek. W jednym miejscu łączysz wykresy, tabele, kluczowe wskaźniki oraz filtry, a później decydujesz, w jaki sposób odbiorca będzie eksplorować informacje.
W tym artykule pokażę Ci, czym jest raport, z jakich elementów się składa i jak wygląda tworzenie pierwszej wizualizacji w Power BI Desktop. Wyjaśnię również, co dzieje się z plikiem po publikacji w usłudze Power BI, jak udostępniać raporty oraz czym raport różni się od dashboardu. Dzięki temu zobaczysz cały proces: od pobrania danych aż po gotowe raporty i analizy dostępne dla odbiorców.
Pisałam już wcześniej o Power BI Desktop i obiecałam wtedy, że temat widoku Raport doczeka się osobnej części. Kiedy zaczęłam go opisywać, szybko okazało się, że zdecydowanie zasługuje na własny wpis.
Co to jest raport i do czego służy?
Raport to interaktywny sposób prezentowania i analizowania danych. Może składać się z jednej albo wielu stron, na których umieszczamy wykresy, tabele, karty, fragmentatory oraz inne wizualizacje. Każda wizualizacja danych powinna odpowiadać na konkretne pytanie biznesowe, na przykład: jak zmienia się sprzedaż, który region realizuje plan albo gdzie rosną koszty.
Załóżmy, że mamy dane sprzedażowe obejmujące kilka lat, produkty, regiony i handlowców. Możemy otworzyć tabelę w Excelu i zacząć ją przeglądać, ale interaktywny raport od razu pokaże najważniejsze wyniki oraz zmianę wartości w czasie. Użytkownik może dodatkowo filtrować dane i przechodzić od wyniku ogólnego do bardziej szczegółowych informacji.
Microsoft Power BI należy do narzędzi klasy business intelligence, czyli rozwiązań wspierających analizę danych i decyzje biznesowe. W praktyce oznacza to, że dane z wielu źródeł można zebrać, uporządkować, połączyć i przedstawić jako informacje w jednym miejscu. Analiza danych staje się dzięki temu powtarzalnym procesem, a raport biznesowy pomaga szybciej zauważyć trend, odchylenie albo wskaźnik, który wymaga uwagi.
Raporty Power BI – do czego można je wykorzystać?
Raporty można wykorzystać w niemal każdym obszarze firmy, w którym regularnie pojawiają się dane i powtarzalne pytania. Dział sprzedaży może monitorować wykonanie planu, marketing analizować skuteczność kampanii, finanse kontrolować koszty, a HR sprawdzać rotację czy absencje. W każdym z tych przypadków chodzi o ten sam efekt: odbiorca widzi aktualne kluczowe wskaźniki efektywności i może przejść do poziomu szczegółowości, którego akurat potrzebuje.
Dobrym przykładem jest analiza sprzedaży. Pierwsza strona może pokazywać przychód, marżę i wykonanie planu, natomiast kolejne strony wyniki produktów, regionów oraz handlowców. Odbiorca może zmienić okres lub zakres analizy, więc jeden raport obsługuje wiele pytań, które wcześniej wymagały przygotowania osobnych zestawień.
Narzędzie sprawdza się także w monitorowaniu danych operacyjnych, na przykład zamówień, terminowości dostaw albo liczby zgłoszeń. Gdy źródło jest regularnie aktualizowane, raport może odświeżać dane według ustalonego harmonogramu. Odbiorca wraca wtedy do tego samego miejsca zamiast co tydzień pobierać nowy plik i sprawdzać, czy na pewno otworzył właściwą wersję.
Jak powstaje raport?
Raport jest efektem kilku wcześniejszych etapów pracy. Najpierw trzeba uzyskać dostęp do danych, następnie je przygotować, zbudować model oraz miary, a dopiero później przejść do projektowania warstwy wizualnej. Ten porządek ma znaczenie, ponieważ nawet najlepiej sformatowana wizualizacja nie naprawi błędów ukrytych w danych lub modelu.
Cały proces możemy podzielić na następujące etapy:
Pobieramy dane z wybranego źródła.
Przygotowujemy i przekształcamy je w Power Query.
Budujemy model danych oraz potrzebne miary.
Przechodzimy do widoku Raport.
Tworzymy wizualizacje i dodajemy do nich dane.
Ustawiamy sposób filtrowania, interakcje i wygląd stron.
Publikujemy gotowy plik w usłudze online i nadajemy odbiorcom dostęp.
Program umożliwia pobieranie informacji z różnych źródeł danych. Może to być plik Excel, baza SQL Server, usługa chmurowa, Dynamics 365 albo inne systemy wykorzystywane w firmie. W edytorze Power Query możemy dane oczyścić, zmienić ich typy, połączyć tabele i przygotować zestaw, na którym będzie pracował model analityczny.
W tym artykule skupiam się przede wszystkim na etapach związanych z widokiem Raport i tworzeniem wizualizacji. Jeśli otwierasz program Power BI Desktop pierwszy raz, właśnie tutaj zobaczysz moment, w którym z tabel, relacji i miar zaczyna powstawać materiał przeznaczony dla odbiorcy.
Jak wygląda widok Raport w Power BI Desktop?
Na poniższym obrazku pokazuję widok Raport i jego najważniejsze obszary. Łatwiej zrozumieć logikę programu, kiedy najpierw wiemy, do czego służą poszczególne części interfejsu, a dopiero później zaczynamy sprawdzać kolejne opcje.
Kanwa raportu
Kanwa to główny obszar roboczy, na którym budujemy raport. Umieszczamy na niej wykresy, tabele, karty, fragmentatory, pola tekstowe oraz pozostałe elementy, które ma zobaczyć użytkownik.
Każdą wizualizację możemy przesuwać, edytować, zmieniać jej rozmiar i ustawiać względem innych obiektów. W praktyce szybko odkryjesz, że samo stworzenie wykresów jest prostsze niż sensowne poukładanie ich na jednej stronie. Program daje sporo miejsca do popisu i równie dużo okazji, żeby wrzucić na kanwę o trzy wykresy za dużo.
Panel Filtry
Panel Filtry pozwala ograniczać zakres danych widocznych dla konkretnej wizualizacji, strony albo całego raportu. Jeśli analizujemy sprzedaż z kilku krajów, możemy na przykład ustawić stronę tak, aby pokazywała wyłącznie wyniki dla Polski. Podobnie ograniczymy dane do konkretnego roku, produktu albo innej interesującej nas kategorii.
Ten sam model może dzięki temu obsługiwać różne potrzeby. Osoba odpowiedzialna za Polskę zobaczy własny zakres, a użytkownik zarządzający całym regionem przejdzie do szerszej analizy. Sam sposób ograniczania dostępu do danych wymaga jednak odpowiednich zabezpieczeń w modelu, ponieważ ukrycie pola lub strony nie jest mechanizmem bezpieczeństwa.
Panel Dane
W panelu Dane znajdziesz tabele, kolumny i miary dostępne w modelu. W starszej wersji Power BI Desktop oraz na wcześniejszych materiałach możesz spotkać w tym miejscu nazwę Pola.
Z tego panelu wybieramy informacje wykorzystywane przez wizualizacje. Jeśli chcemy pokazać sprzedaż w podziale na miesiące, możemy użyć kolumny z miesiącem jako kategorii i miary sprzedaży jako wartości. Na tej zasadzie zbudujesz dużą część swoich pierwszych zestawień.
Panel Wizualizacje
Panel Wizualizacje pozwala wybrać sposób przedstawienia danych. Znajdziesz w nim między innymi wykres kolumnowy, wykres liniowy, tabelę, macierz oraz kartę pokazującą pojedynczy wskaźnik.
Liczba możliwości potrafi skusić do wyboru elementu tylko dlatego, że ciekawie wygląda. Lepszym punktem wyjścia jest informacja, którą chcemy przekazać odbiorcy. Dopiero do niej dobieramy formę, która pokaże wynik możliwie czytelnie.
Gdzie znajdują się najważniejsze funkcje programu?
Oprócz paneli znajdujących się obok kanwy mamy górny pasek, który osobom pracującym wcześniej w Excelu powinien wyglądać znajomo. Poszczególne zakładki odpowiadają za pobieranie danych, wstawianie elementów, modelowanie oraz zmianę wyglądu widoku.
Home zawiera między innymi funkcje związane z pobieraniem i odświeżaniem danych, natomiast Insert pozwala dodawać pola tekstowe, obrazy, przyciski czy kształty. W części związanej z Modeling znajdują się narzędzia wykorzystywane podczas pracy z modelem i miarami, a View służy do ustawiania sposobu wyświetlania stron.
Jak stworzyć wizualizację w raporcie?
Wybór typu wykresu to początek pracy. Po jego utworzeniu trzeba jeszcze wskazać dane, które chcemy pokazać, ustawić sposób ich agregacji, a następnie dopracować wygląd elementu.
Wybór typu wizualizacji
Pierwszym krokiem jest wybranie odpowiedniego typu wizualizacji. Może to być tabela, wykres kolumnowy, wykres liniowy albo karta pokazująca jeden KPI. Po kliknięciu wybranego typu pusty element pojawi się na kanwie i możemy przejść do dodawania danych.
Dodatkowe wizualizacje rozszerzają podstawowy zestaw dostępny w programie, jednak podczas nauki spokojnie wystarczą rozwiązania wbudowane. Pozwalają one przygotować większość zestawień spotykanych w pierwszych projektach i dobrze uczą dopasowywania formy do pytania.
Dodawanie danych do wizualizacji
Po wybraniu wizualizacji określamy, z jakich danych ma korzystać.
Do odpowiednich obszarów przeciągamy kolumny albo miary z modelu. Układ pól zależy od rodzaju elementu, dlatego przy tabeli zobaczymy inne możliwości niż przy wykresie kolumnowym.
Jeśli przygotowujemy prostą analizę sprzedaży w czasie, miesiąc możemy umieścić na osi X, a wartość sprzedaży na osi Y. Aplikacja automatycznie przeliczy dane i pokaże wynik. Po stworzeniu kilku wykresów coraz łatwiej rozpoznać, gdzie powinna trafić kategoria, wartość i dodatkowy poziom szczegółowości.
Formatowanie wizualizacji
Po dodaniu danych przechodzimy do formatowania. Możemy ustawić wygląd osi, etykiety, legendę, tytuł, wielkość tekstu oraz sposób prezentowania wartości.
Zakres ustawień różni się w zależności od typu elementu. Tabela ma inne opcje niż wizualizacja liniowa, a karta z jednym KPI wymaga innego podejścia niż zestawienie kilkunastu kategorii. Kolor, rozmiar tekstu i liczba etykiet powinny pomagać odbiorcy przeczytać dane oraz szybko znaleźć najważniejszy wynik.
Jak wykorzystać analizę i filtry w raporcie?
W przypadku części wykresów możemy dodać elementy analityczne, takie jak linia średniej, minimum, maksimum albo linia stała. Taka funkcjonalność daje odbiorcy punkt odniesienia i ułatwia interpretację wyniku.
Aby przejść do tych ustawień, zaznacz wykres, a następnie kliknij ikonę lupy w panelu Wizualizacje. Otworzy się zakładka Analytics, w której znajdziesz opcje dostępne dla wybranego rodzaju wykresu.
Załóżmy, że sprzedaż wynosi 120 tys. zł. Sama liczba ma ograniczoną wartość, ponieważ nie wiemy jeszcze, jak wypada względem planu, średniej albo poprzedniego okresu. Po dodaniu kontekstu można ocenić wynik i zdecydować, czy sytuacja wymaga działania.
Fragmentatory umieszczone na kanwie pozwalają odbiorcy samodzielnie wybierać region, miesiąc czy produkt. Pozostałe elementy reagują na ten wybór, dlatego interaktywne raporty można eksplorować zgodnie z aktualnym pytaniem. To jedna z najważniejszych różnic między rozwiązaniem analitycznym a statycznym zestawieniem przesłanym jako załącznik.
Jak wygląda dobry raport?
Na początku nauki sporo uwagi poświęcamy temu, jak zrobić konkretną wizualizację, gdzie znaleźć ustawienie i jak dodać filtr. Z czasem okazuje się, że techniczne tworzenie raportów w Power BI jest tylko częścią pracy.
Dobry raport zaczyna się od pytania, co odbiorca ma z niego wiedzieć albo jaką decyzję ma na jego podstawie podjąć. Jeśli osoba zarządzająca sprzedażą chce sprawdzić wykonanie planu, zmianę wyniku oraz sytuację w regionach, właśnie te informacje powinny mieć najwyższy priorytet na stronie.
Czytelny układ prowadzi wzrok od wyniku ogólnego do szczegółów. Najważniejsze KPI warto umieścić wysoko, zachować spójne kolory i ograniczyć liczbę elementów konkurujących o uwagę. Efektywność pracy odbiorcy rośnie wtedy, gdy w kilka sekund rozumie sytuację, a kolejne kliknięcia służą pogłębieniu analizy.
Program daje twórcom wiele opcji, dlatego jednym z trudniejszych etapów bywa wybór tego, czego ostatecznie nie pokażemy. Strona z kilkoma dobrze dobranymi wizualizacjami zwykle będzie bardziej użyteczna niż kanwa wypełniona po brzegi. Jeżeli raport wymaga instrukcji dłuższej niż sam miesięczny komentarz do wyników, warto jeszcze raz przyjrzeć się jego układowi.
Jak opublikować i udostępniać raporty w usłudze Power BI?
Aplikacja desktopowa służy przede wszystkim do przygotowania modelu oraz stron raportu. Gotowy plik można opublikować w Power BI Service, nazywanym także Power BI online. Po publikacji w obszarze roboczym pojawia się model semantyczny oraz utworzony na nim raport. To właśnie chmura pozwala odbiorcom otwierać zawartość w przeglądarce, korzystać z niej na urządzeniu mobilnym i wracać do aktualnych danych.
Usługa Power BI pozwala konfigurować automatyczny harmonogram odświeżania, zarządzać uprawnieniami oraz udostępniać zawartość konkretnym osobom. Raport da się również dostarczyć przez aplikację Power BI, opublikować jako aplikację dla większej grupy albo osadzić w Microsoft Teams. W zależności od scenariusza organizacja może też wbudować analitykę we własny portal przy użyciu Power BI Embedded.
Raporty w usłudze Power BI mogą korzystać z importowanych modeli, DirectQuery lub innych typów połączeń. W Power BI możesz więc pracować zarówno na danych odświeżanych według harmonogramu, jak i na rozwiązaniach, które odpytują źródło podczas interakcji odbiorcy. Scenariusz wymagający danych w czasie rzeczywistym trzeba zaplanować już na etapie architektury, ponieważ sama częstotliwość odświeżania strony nie zmieni sposobu połączenia ze źródłem.
Licencja potrzebna do udostępniania zależy od sposobu dystrybucji i miejsca przechowywania treści. W typowym scenariuszu osoba udostępniająca korzysta z Power BI Pro lub Premium Per User, a odbiorcy również potrzebują odpowiednich licencji. Zawartość umieszczona w odpowiedniej pojemności Power BI Premium lub Microsoft Fabric może być dostępna dla użytkowników bez indywidualnej licencji Pro, dlatego zasady warto sprawdzić przed wdrożeniem rozwiązania dla większej grupy.
Opis aktualnych metod publikowania i współpracy znajdziesz w Microsoft Learn. Szczególną ostrożność zachowaj przy funkcji publikowania w Internecie, ponieważ taki materiał staje się publicznie dostępny. Zwykłe przesłanie adresu do raportu również nie zastępuje prawidłowo nadanych uprawnień.
Raport a dashboard – czym się różnią?
W codziennych rozmowach słowo dashboard bywa używane jako zamiennik raportu, ale w środowisku online oznacza konkretny obiekt. Dashboard, czyli pulpit nawigacyjny, ma jedną stronę i prezentuje wybrane kafelki przypięte z raportów lub innych źródeł. Służy do szybkiego monitorowania kluczowych wskaźników, a kliknięcie kafelka może prowadzić do bardziej szczegółowej zawartości.
Raport może mieć wiele stron, więcej interakcji i znacznie szersze możliwości eksplorowania danych. Dashboardy tworzy się w usłudze Power BI, a nie w aplikacji desktopowej. Jeśli ktoś prosi Cię o dashboard, warto więc dopytać, czy chodzi mu o formalny obiekt pulpitu nawigacyjnego, czy po prostu o czytelną stronę z najważniejszymi KPI.
Twój pierwszy raport
Znasz już najważniejsze elementy widoku Raport i wiesz, jak powstaje podstawowa wizualizacja danych. Najlepszym kolejnym krokiem będzie otworzenie aplikacji desktopowej i zbudowanie kilku prostych wykresów na własnych danych, ponieważ wtedy poszczególne panele zaczynają układać się w logiczną całość.
Jeżeli dopiero poznajesz narzędzie, możesz zacząć od kursu Power BI Start. Znajdziesz tam 12 krótkich lekcji, które przeprowadzą Cię przez podstawy programu i pokażą, jak wygląda korzystanie z Power BI w praktyce.
Jeśli podstawy masz już za sobą i chcesz rozwijać się dalej, zobacz również mój kurs Power BI dla specjalistów. Szkolenia z Power BI pomagają połączyć obsługę narzędzia z myśleniem o modelu, odbiorcy i celu biznesowym, czyli elementach, które decydują o jakości gotowego rozwiązania.
Najczęstsze pytania o raporty Power BI
Czy Power BI jest częścią usług Microsoft?
Tak. Power BI jest rozwijany przez Microsoft i współpracuje z innymi produktami firmy, między innymi Excelem, Teams oraz elementami Power Platform. Integracja zależy od wybranego produktu i scenariusza, ale wspólny ekosystem ułatwia pracę z danymi używanymi już w organizacji.
Jak stworzyć raport w Power BI?
Tworzenie raportu zaczyna się od przygotowania danych i modelu. Następnie w widoku Raport dodajemy wizualizacje, przypisujemy do nich odpowiednie kolumny oraz miary, ustawiamy interakcje i formatujemy stronę tak, aby była czytelna dla odbiorcy.
Czy można tworzyć raporty bezpośrednio w Power BI Service?
Tak, usługa pozwala tworzyć i edytować raporty na podstawie dostępnych modeli semantycznych. W wielu projektach główna praca nadal odbywa się w wersji desktopowej, a środowisko online służy do publikacji, współpracy, zarządzania dostępem i dystrybucji treści.
Czy raport może mieć kilka stron?
Tak. Jeden plik może zawierać wiele stron przedstawiających różne obszary analizy. Pierwsza strona często pokazuje najważniejsze wyniki, a kolejne pozwalają analizować produkty, regiony lub inne szczegółowe przekroje.
Jak często można odświeżać dane?
Częstotliwość zależy od źródła, trybu połączenia, konfiguracji bramy oraz posiadanej licencji. Importowany model można odświeżać zgodnie z harmonogramem, natomiast rozwiązania korzystające z DirectQuery mogą pobierać aktualne wyniki podczas pracy użytkownika. Czas rzeczywisty wymaga osobnej architektury, dlatego warto dobrać sposób połączenia do faktycznej potrzeby biznesowej.
Najważniejsze rzeczy do zapamiętania
Raport łączy dane, wizualizacje i interakcje w narzędzie wspierające analizę oraz decyzje biznesowe.
Pracę zaczynamy od przygotowania danych i modelu, a dopiero później projektujemy wykresy oraz układ stron.
Każda wizualizacja powinna odpowiadać na konkretne pytanie odbiorcy i prowadzić go do wniosku.
Power BI Desktop służy głównie do budowy rozwiązania, natomiast usługa online umożliwia publikowanie, współpracę, odświeżanie i zarządzanie dostępem.
Raport może mieć wiele stron, a dashboard w usłudze jest jednostronicowym pulpitem z najważniejszymi kafelkami.
Odnośnik zwrotny: Jak stworzyć swój pierwszy raport w Power BI Desktop ? cz.2 - bi developer pl